با توجه به حوزه در برگیرنده پیشنهاد و بنا به تشخیص کمیته تخصصی جهت بررسی تکمیلی پیشنهاد تشکیل می گردد.

دبیر نظام مشارکت مسوول جاری سازی نظام مدیریت مشارکتی در شرکت بوده که توسط مدیرعامل تعیین می گردد و ایجاد زیرساخت های نرم افزاری و اجرایی نظام مشارکت بعهده دبیرخانه نظام مدیریت مشارکتی می باشد

کلیه کارکنان شرکت می توانند پیشنهاد های خود را از طریق نرم افزار نظام پیشنهاد ها ثبت کرده و کمیته بررسی کننده پیشنهاد را انتخاب نمایند. هر گونه ثبت بررسی توسط کمیته ها بر روی پیشنهاد توسط پیشنهاد دهنده قابل مشاهده است و هر پیشنهاد دهنده می تواند گردش کار پیشنهاد و نتایج بررسی ها را مشاهده کند و در صورت رد شدن پیشنهاد بر روی نتیجه بررسی آن درخواست بررسی مجدد نماید. مطابق دستورالعمل اجرایی نظام پیشنهاد ها، به کلیه پیشنهاد هایی که تصویب و اجرا می شوند، پاداش تعلق می گیرد.

فلسفه ساختار تدوین شده برای نظام پیشنهاد ها شامل سادگی فرایند گردش کار، توازن بین صرفه اقتصادی پیشنهاد های اجرا شده و پاداش های اعطایی به کارکنان و عدم تمرکز بر مدیران ارشد شرکت در پیشبرد اهداف نظام پیشنهاد ها می باشد.

از جمله کارهای صورت گرفته در ادوار قبل جهت فرهنگ سازی در نظام پیشنهاد ها می توان به اقداماتی شامل چاپ و توزیع بروشور نظام پیشنهاد ها، برگزاری جلسه ماهیانه میان دبیران نظام پیشنهاد ها و بررسی موانع و مشکلات موجود، آموزش نرم افزار و دستورالعمل نظام پیشنهاد ها در سایت و دفتر تهران به صورت ماهانه، ارسال هفتگی اطلاعیه برای کلیه کاربران از طریق نرم افزار برید، انجام مکاتبه روزانه با دبیران کمیته ها و حضور مستمر دبیر و کارشناس نظام پیشنهاد ها در جلسات کارشناسی واحد های مختلف نام برد.

در دور جدید فعالیت نظام پیشنهادها اقداماتی مانند راه اندازی صفحه ای در سایت اینرنتی شرکت جهت دریافت پیشنهادات ذینعان بیرونی سازمان و درج اخبار و اطلاعیه های دبیرخانه نظام پیشنهادها ، بروز رسانی نرم افزار نظام پیشنهادها ، پیگیری چاپ و نصب بنر با موضوع نظام پیشنهادها و … در دست انجام می باشد.